Binnen organisaties vinden er een heleboel processen plaats. Een proces heeft inbreng nodig om te starten, vervolgens worden er activiteiten verricht, zijn er mensen en middelen nodig om dit uit te voeren alvorens er een eindresultaat is. Niet alle processen zijn even goed zichtbaar en voor te stellen. In een organisatie vinden er ook een heleboel ondersteunende processen plaats, dit zijn veelal administratieve processen. Het geheel hiervan heet de Administratieve Organisatie, die tot doel hebben een Interne Controle te kunnen garanderen door de manier waarop deze is ingericht.
De Interne Controle is gericht op voorkoming van fouten, de juistheid, en zorgen dat alles compleet is, de volledigheid. In de eerste plaats is een goed ingerichte Administratieve Organisatie een verplichting vanuit de externe omgeving van een organisatie, zoals de belastingdienst of misschien wel de gemeente (overheid) en bij grotere organisaties, de aandeelhouders, ondernemersraad, etc..
In de tweede plaats is het voor de organisatie zelf een belangrijke structuur waaraan alle werknemers houvast en zelfs ook bescherming van hebben. Het is ook onderdeel van de waarden en normen binnen het systeem. Wie doet wat, wie is bevoegd, wat mag ik zelf beslissen, welke werkzaamheden horen bij mijn functie, etc.
Ondanks dat de Administratieve Organisatie vaak goed beschreven is, soms tot in detail van werkinstructies, kan het zijn dat het niet lekker loopt. Dit herken je bijvoorbeeld aan “brandjes blussen”, “even doorpakken” en ontstaan van dubbel werk. Het lijkt soms wel alsof het zo hoort. Vaak word er gesproken over “dynamisch bedrijf, iedere dag is anders” of “ruimte om zelf invulling geven aan jouw functie”. Mijn ervaring is meestal dat de werkelijke (dus niet zoals beschreven of zichtbaar gemaakt in schema’s) Administratieve Organisatie door interne of externe omstandigheden niet meer past bij de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn groei van de organisatie, ander management, samenwerkingen, wisselingen van personeel, invoering van nieuwe systemen om mee te werken, ongelijke of langdurige hoge werkdruk.
Het typerende is dat een slecht werkende Administratieve Organisatie niet direct opvalt, omdat het veel meer op de achtergrond speelt. Wat er wel gebeurt is dat het een eigen leven gaat leiden, verantwoordelijkheden verschuiven, werkzaamheden verschuiven, waardoor er steeds meer wordt “misgegrepen” op informatie. Dit heeft effect op de mensen die de processen uitvoeren en als gevolg daarvan op álle mensen binnen de organisatie, wat weer tot gevolg heeft dat de informatie die nodig is om een organisatie te sturen niet meer kan voldoen aan de juistheid en volledigheid. Hierdoor komt de eigenaar of de directie uiteindelijk voor vervelende verrassingen te staan. De neerwaartse spiraal is het vervolg, tijdelijke inhuur van extra mensen en middelen om maar te zorgen dat in ieder geval de belangrijkste zaken worden verwerkt. De Administratieve Organisatie levert wellicht geen geld op, maar het kan wel veel onnodige kosten veroorzaken als er dynamieken ontstaan die de processen vertragen of zelfs stoppen.
In deze dynamieken is het soms moeilijk om verandering te brengen. Er is niet één specifieke oorzaak, het is het geheel van mensen en processen waar opnieuw inzicht in verkregen moet worden. Met dit inzicht kunnen er dan aanpassingen worden gedaan, op de plek waar het nodig is. Zo kan het systeem weer stromen en komt er weer een positieve spiraal op gang. Dit creëert vertrouwen, inspiratie en bescherming waardoor het proces steeds beter kan functioneren.
Zoek je hulp om inzicht te krijgen wat er speelt binnen de Administratieve Organisatie van jouw organisatie of afdeling? Laat het me weten, ik kom graag kennismaken om te onderzoeken of en hoe ik jouw organisatie ondersteuning kan bieden.
info@de-morgenstond.nl
06-41254327